Biuro nexo (InsERT)

Biuro nexo to program tworzony z myślą o biurach rachunkowych i doradcach podatkowych używających w codziennej pracy systemów z linii InsERT nexo. Wspiera biura rachunkowe w trzech głównych obszarach pracy:

• wspomaga charakterystyczne czynności realizowane w każdym biurze, jak np. Rozliczanie konsumentów czy śledzenie stanu progresywnia prac w comiesięcznej obsłudze klientów;
• automatyzuje pracę na wielu podmiotach systemu InsERT nexo;
• usprawnia komunikację z klientami biura przez asygnowany portal.

Biuro nexo jest niepodzielnym elementyem systemu InsERT nexo. Pracuje na tej samej bazie z innymi programami obsługującymi biuro rachunkowe. Dzięki takiej architekturze zapewniony jest dostęp do wszelkich mechanizmów platformowych, takich jak: pola własne, flagi, InsMAIL, zestawienia, wydruki, Sfera, biblioteka dokumentów i sporo innych.

Najważniejsze możliwości Biura nexo:

• e-Sprawozdawczość JPK_VAT – operacja e-Sprawozdawczość JPK_VAT, która wchodzi w skład operacji zbiorczych, pozwala kreować i wysyłać do Ministerstwo Finansów podpisany plik kontrolny z ewidencją VAT z danego miesiąca. Możliwe jest generowanie plików na podstawie ewidencji VAT oraz scalenie zaimportowanych plików wewnętrznych. System pozwala również na eksport plików XML, wysyłkę, odbiór UPO, korektę. Ustalając cechy tych operacji należy podać ścieżkę eksportu pliku XML, wybrać bramkę (produkcyjną albo testową) i wyodrębnić atest. Można dodatkowo wybrać działanie cykliczne dla danego miesiąca.
• konsumenci, cenniki – kartoteka klientów Biura nexo pozostała zintegrowana z kartoteką konsumentów InsERT nexo. Klientom można przypisywać rozbudowane cenniki, na podstawie których system dokonuje wyceny pracy biura rachunkowego. Rozliczanie między biurem rachunkowym a jego klientami wspierają optymalne raporty, a w przypadku posiadania programu Subiekt nexo także automatyczna funkcja generowania faktur dla kupujących.
• Rejestr usług księgowych – pozwala odnotowywać zdarzenia, które dzieją się poza systemem InsERT nexo, a które biuro chce ująć w rozliczeniu za obsługę. Jako przykład można podać konsultacje prawne, załatwianie spraw w urzędach w imieniu klienta i niemało innych.
• Warunki umowy – rozciągliwy mechanizm pozwalający zanotować najważniejsze ustalenia poczynione między biurem rachunkowym a klientem, takzawsze były „pod ręką".
• Działania cykliczne – struktury złożone z przeróżnych typów informacji (tak/nie, liczba kompletna, ilość rzeczywista, tekst, data, słownik, flaga), których zadaniem jest ułatwienie śledzenia zadań wykonywanych cyklicznie dla każdego klienta, takich jak: wprowadzanie dokumentów, sporządzanie deklaracji i sprawozdań finansowych, rozliczanie pojazdów, naliczanie wynagrodzeń, wysyłanie dokumentów, przekazywanie informacji i niemało innych.
• Wzorce kupujących biura – wzorce baz danych mogą być wykorzystywane przy tworzeniu nowych kupujących. Można w nich zdefiniować obiekty sprofilowane pod klientów z określonej branży, np.: schematy importu, pieczęcie księgowe. Dzięki nim osiągalne jest prędkie tworzenie skonfigurowanych podmiotów dla nowych konsumentów.
• Operacje zbiorcze – mechanizm pozwalający szybko wykonywać operacje na wielu podmiotach systemu InsERT nexo. Dzięki niemu można skutecznie wykonać standardowe czynności księgowe, jak naliczanie i wysyłka deklaracji, drukowanie ksiąg czy ewidencji VAT albo zakładanie nowych okresów obrachunkowych. Automatyzuje onsporo operacji administracyjnych, jak np. Zarządzanie personelem, archiwizacja, dearchiwizacja czy konwersja podmiotów do nowych wersji.
  Program może współpracować z bazami danych podmiotów w dwóch trybach. Tryb restrykcyjny wymaga zgodności kont i haseł między bazą Biura nexo a bazą podmiotu. Tryb bez kontroli jest asygnowany dla klientów, którzy chcą prosto wykonywać operacje bez obszerniejszej dbałości o kwestie bezpieczeństwa.
• Portal biura – najwygodniejszy i najszybszy sposób dostarczania koniecznych danych klientom biura rachunkowego. Księgowy może w portalu opublikować najważniejsze informacje finansowo-księgowe dla swojego klienta, takie jak:
  - informacje o kwotach podatków i składkach ZUS do zapłacenia wraz z parametrami przelewów;
  - szczegółowe dane o podatku dochodowym i podatku VAT;
  - informacje o wynagrodzeniach pracowników;
  - podsumowania miesięczne poszczególnych typów podatków wraz z rozrachunkami i wynagrodzeniami;
  
  - szczegółowe raporty.

konsumenci

• podłączanie klientów, dla których wcześniej utworzono bazy danych w systemie nexo.
• Dodawanie klientów bez bazy danych.
• Edytowanie klientów.
• Wywołanie kreatora operacji zbiorczych na bazach klientów.
• szybkie uruchamianie programów systemu nexo na bazach kupujących.
• Kreator zezwalający dodawać bazę danych klienta na podstawie specjalnie przygotowanych baz wzorcowych (szablonów), w których biuro rachunkowe może umieszczać informacje powtarzające się u pewnych grup konsumentów (np. Można kreować wzorcowe bazy informacji dla firm produkcyjnych na pełnej księgowości).

Cenniki usług

• Możliwość przypisania klientom rozbudowanych cenników, na podstawie których system dokonuje wyceny pracy biura rachunkowego.
• Opłaty za usługi prezentowane w raporcie Rozliczenia z klientem albo wykorzystywane przy generowaniu faktur za usługi biura rachunkowego w programie Subiekt nexo.
• Określanie sposobu naliczania cen za operacje tworzone w systemie nexo: (wprowadzenie dekretu albo zapisu do KPiR, wprowadzenie zapisu w ewidencji VAT, wystawienie deklaracji) oraz za usługi księgowe wykonywane poza systemem (patrz moduł Rejestr usług księgowych).
• Możliwość określenia algorytmu naliczania opłat dla każdego elementu wyceny; ceny mogą być naliczane za składnik oraz zbiorczo (przedziałami).

Rejestr usług księgowych

• Ewidencjonowanie działań realizowanych na rzecz kupujących, które są realizowane poza programem, na przykład:
  - konsultacje prawne i księgowe;
  - dostawa dokumentów do klienta (kurierem, pocztą, etc.);
  - odbiór dokumentów od klienta (osobisty, kurierem, etc.);
  - rejestracja działalności w przeróżnych urzędach (ZUS/KRUS/GUS/KRS);
  - sporządzenie prognoz finansowych i innych dokumentów dla banków;
  - dokumentacje związane z ubieganiem się o dotacje.

Działania cykliczne

• Śledzenie zadań realizowanych cyklicznie dla każdego klienta - Działania cykliczne można definiować jako struktury złożone z najróżniejszych typów danych (tak/nie, ilość całkowita, liczba rzeczywista, tekst, data, słownik, flaga).
• Domyślnie zdefiniowany, przykładowy komplet działań cyklicznych, który jednak może być zmodyfikowany w zależności od solidnych potrzeb i sposobu pracy biura rachunkowego.
• Stan realizacji działań cyklicznych ustawiany dla każdego okresu (okres jest określony w definicji działania) i jednocześnie dla każdego klienta, któremu działanie przypisano (można to wykonywać w przedmiotowym module Działania cykliczne, gdzie po wyznaczoniu działania można jego stan ustawić prędko dla wielu klientów, albo w module Działania cykliczne dla klienta, gdzie po wybraniu klienta ustawia się dużo działań dla niego).

Operacje zbiorcze

• Obsługa JPK – generowanie, wysyłka z podpisem kwalifikowanym, odbiór i wydruk Urzędowego Poświadczenia Odbioru, korekta.
• Archiwizacja – wykonywanie całościowego archiwum wszystkich danych biura rachunkowego (archiwa baz informacji wszystkich konsumentów, własna baza biura rachunkowego, i wszystkie binaria systemu nexo) do pliku dyskowego, jak i do chmury (pod warunkiem wykupienia usługi e-archiwizacji).
• Dearchiwizacja – przywracanie systemu nexo w biurze rachunkowym z posiadanego pliku archiwum (przywróceniu podlegają wszystkie części, jakie znajdują się w pliku archiwum, np. Bazy klientów biura, baza własna biura rachunkowego, bazy wzorcowe, czy binaria poszczególnych wersji aplikacji).
• Deklaracje skarbowe – prędkie wykonanie na wielu podmiotach wszelkich czynności związanych z obsługą deklaracji skarbowych – naliczanie deklaracji, wydruk deklaracji i polecenia przelewu, wysyłka elektroniczna, pobranie i wydruk Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
• Deklaracje ZUS – naliczanie dla wybranych klientów deklaracji ZUS, a następnie generowanie plików wymiany dla programu Płatnik.
• Drukowanie ewidencji VAT.
• Drukowanie KPiR albo podsumowania KPiR dla wybranych podmiotów.
• Konwersja wielu baz danych kupujących do właściwej wersji – Biuro nexo zapewnia konwersję baz znajdujących się w dowolnej wersji wyższej niżeli 7.0.0; wersją docelową jest wersja, w której jest samo Biuro nexo.
• Kopiowanie parametrów księgowych – kopiowanie wybranych księgowych informacji konfiguracyjnych (np. Opisów operacji gospodarczych, opisów księgowych, parametrów schematów dekretacji czy schematów dekretacji dla księgowości uproszczonej). Podmiotem źródłowym może być podmiot Biura nexo, jedna z baz wzorcowych lub baza dowolnego klienta.
• Kopiowanie parametrów podatkowych i ZUS - kopiowanie wszystkich ustawień wprowadzonych do modułów konfiguracyjnych „Fundusze i ubezpieczenia ZUS", a także „Podatki i koszty" w bazie źródłowej. Podmiotem źródłowym może być podmiot Biura nexo, jedna z baz wzorcowych albo baza dowolnego klienta.
• Kopiowanie ustawień list zdefiniowanych w podmiocie źródłowym, np. Układ kolumn, szerokości kolumn, kolor czcionek. Podmiotem źródłowym może być podmiot Biura nexo, jedna z baz wzorcowych lub baza dowolnego klienta.
• Kopiowanie wzorców wydruków dokumentów zdefiniowanych w podmiocie źródłowym (podmiot Biura nexo, jedna z baz wzorcowych albo baza dowolnego klienta).
• Wystawianie faktur za usługi wyprodukowane przez biuro rachunkowe - operacja przystępna dla biur rachunkowych mających Subiekta nexo.
• przesyłka danych do portalu - publikowanie w Portalu biura danych dla klientów, takich jak: dane konieczne do sporządzenia przelewów, raporty o podatku dochodowym, raporty o podatku VAT, dane o rozrachunkach, dane o wynagrodzeniach pracowników.
• Zakładanie okresu obrachunkowego dla podmiotów obsługiwanych programem Rachmistrz nexo, a więc rozliczających się na podstawie księgi przychodów i rozchodów albo ewidencji podatkowej.
• Zakładanie okresu obrachunkowego dla podmiotów obsługiwanych programem Rewizor nexo (pełna księgowość).
• Wysyłanie indywidualnych albo masowych wiadomości SMS.
• Zarządzanie personelem - zarządzanie kontami użytkowników w bazach oraz bazach wzorcowych; dodawanie, aktualizowanie lub eliminowanie użytkowników, przypisywanie lub odbieranie im uprawnień oraz przypisywanie do ról, na przykład:
  - wprowadzenie danych nowo zatrudnionego pracownika do podmiotów, którymi ten nowy pracownik będzie się zajmował;
  - zakładanie bazy dla nowego klienta, a w niej kont użytkowników, którzy będą z tą bazą pracować;
  - wyrównanie uprawnień dla pracownika we wszystkich obsługiwanych poprzez niego bazach.

Bazy informacji – czynności serwisowe

• Konwersja wielu baz informacji klientów do właściwej wersji.
• Archiwizacja – całościowa archiwizacja wszystkich informacji biura rachunkowego do pliku dyskowego jak i do chmury (pod warunkiem wykupienia usługi e-archiwizacji).
• Dearchiwizacja – przywrócenie systemu nexo w biurze rachunkowym z posiadanego pliku archiwum.

demonstrujemy przykładowe ekrany ilustrujące funkcjonalność Biura nexo. Ekrany w skali 1:1 można obejrzeć wybierając zamieszczone poniżej miniatury.