Rachmistrz nexo pro (Insert)

Rachmistrz nexo PRO to program do obsługi uproszczonej księgowości, dedykowany dla firm rozliczających się w formie księgi przychodów i rozchodów lub ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Sprawdza się równocześnie wśród przedsiębiorców samodzielnie dokumentujących swoją działalność, jak i w biurach rachunkowych.

Rachmistrz nexo PRO jest rozszerzoną wersją Rachmistrza nexo, zapewniającą dużo obszerniejszą sprężystość. Oprócz pełnej funkcjonalności typowego systemu pozwala m.in. Kreować własne raporty i wydruki, na własny sposób opisywać zdarzenia gospodarcze (np. Dodatkowymi transakcjami VAT), dokonywać analizy zapisów według różnorodnych cech z wykorzystaniem tzw. Pól własnych, czy także rozliczać rozrachunki ratalnie albo ewidencjonować je według własnych typów. Możliwa jest także realizacja jednostkowych rozwiązań przez tzw. Punkty powiększeń i Sferę dla Rachmistrza nexo.

Rachmistrz nexo PRO jest częścią InsERT nexo PRO – zintegrowanego kompletu, w którego skład wchodzą również: system obsługi sprzedaży i gospodarki magazynowejSubiekt nexo PRO, system finansowo-księgowy Rewizor nexo PRO, system kadrowo-płacowy Gratyfikant nexo PRO oraz system zarządzania relacjami z klientami Gestor nexo PRO.

Podstawowe możliwości Rachmistrza nexo PRO:

• prowadzenie księgi przychodów i rozchodów albo ewidencji podatku zryczałtowanego (płynne przejście pomiędzy różnorodnymi formami księgowości);
• ewidencja i rozliczanie ewidencji VAT: zakupów, sprzedaży (w tym sprzedaż marża), rozliczenia metodą kasową, korekty VAT nieterminowych płatności z możliwością tworzenia zapisów na podstawie JPK_VAT;
• ewidencja środków trwałych, a także wartości niematerialnych i prawnych (naliczanie i dekretacja amortyzacji z uwzględnieniem kosztów przypadających na miejsca stosowania, wydruk tabeli i planów amortyzacji), a także ewidencji wyposażenia i remanentów;
• podstawowa obsługa wynagrodzeń: ewidencja osobowa, umów cywilnoprawnych oraz umów o pracę;
• innowacyjny system rozliczeń właścicielskich: od składek ZUS wspólnika, poprzez ewidencję przychodów z innych źródeł, do odliczeń i obniżek podatku związanych z różnymi ulgami;
• ewidencja i rozliczanie pojazdów prywatnych wykorzystywanych do działalności gospodarczej i pojazdów firmowych z możliwością częściowego bądź pełnego odliczenia VAT;
• obsługa dowodów wewnętrznych - dokumentów własnych podmiotu dotyczących operacji zachodzących wewnątrz producenta;
• obsługa operacji kasowych gotówkowych i bezgotówkowych (płatność kartą płatniczą, bony), raporty kasowe;
• obsługa operacji związanych z rachunkami bankowymi, polecenia przelewu charakterystyczne, ZUS, podatkowe z użyciem bankowości elektronicznej (offline i online);
• ewidencja i rozliczanie rozrachunków, naliczanie różnic kursowych, integracja z zapisami księgowymi KPiR bądź EP i z zapisami VAT;
• wystawianie i wydruk deklaracji skarbowych rozliczających podatek dochodowy wspólników i pracowników, a także podatek VAT;
• wystawianie deklaracji ZUS (RCA, RZA, DRA) oraz możliwość eksportu do programu Płatnik;
• samoczynna dekretacja do KPiR lub EP oraz rejestrów VAT przy pomocy definiowalnych schematów;
• integracja z systemem sprzedaży Subiekt nexo;
• możliwość pracy jednostanowiskowej bądź sieciowej;
• obsługa plików JPK_VAT (danych o prowadzonej ewidencji VAT) i ich obowiązkowa dostawa do Ministerstwa Finansów;
• generowanie ksiąg, a także dowodów księgowych do plików JPK i dostarczanie ich na zapotrzebowania kontroli skarbowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo na informatycznych nośnikach informacji;
• wsparcie dla procedury centralnego rozliczania VAT, gdzie ewidencja prowadzona jest w jednostce podrzędnej, a rozliczenia dokonane są w jednostce centralnej (np. Jednostki samorządu terytorialnego, którym podlegają szkoły, zakłady zastosowaneczności publicznej itp.);
• badanie statusu kontrahentów na podstawie danych GUS, portali Ministerstwa Finansów dotyczących NIP i VAT, bazy dynamicznych podatników VIES oraz rejestru kaucji gwarancyjnych;
• komunikacja z klientami i pracownikami za pomocą wbudowanego klienta poczty i SMS.

dodatkowe rozwiązania dostępne w wersji PRO:

• Sfera dla Rachmistrza nexo – możliwość tworzenia własnych rozwiązań (szczegółowy opis i dokumentacja technologiczna w nexo SDK - pobierz);
• definiowalne transakcje VAT;
• definiowanie własnych typów amortyzacji;
• sesje kasowe – narzędzie do weryfikacji pracy kasjera (w chwili zamykania sesji pogram sam wylicza, czy stan środków pieniężnych jest zgodny z operacjami zarejestrowanymi w systemie);
• definiowalne warianty rozrachunków;
• możliwość podzielenia rozrachunku na raty (rozrachunek może być podzielony na dużo kwot cząstkowych z określeniem terminu płatności dla każdej z nich);
• ewidencja sesji rozliczeniowych produkowanych samoczynnie podczas dokonywania rozliczeń;
• rozliczenia wielowalutowe (możliwość zaewidencjonowania np. Faktury w euro rozliczanej częściowo w złotówkach, częściowo w dolarach lub w innej walucie);
• kompensaty wielowalutowe;
• rozbudowane schematy dekretacji, których wykonanie można warunkować od dowolnej cechy dokumentu źródłowego;
• ewidencjonowanie zapisów w KPiR i EP uwzględniające korekty uzyskania przychodów wynikających z odliczeń przypadających w całości na wspólnika;
• pola i słowniki własne do opisywania obiektów w programie umożliwiające dokonanie analizy wg własnych kryteriów i do wykorzystania w warunkowych schematach dekretacji;
• definiowanie własnych raportów i wydruków z możliwością ich eksportu do innych programów InsERT nexo;
• punkty rozszerzeń - możliwość powiększenia logiki biznesowej o własne algorytmy (np. Wyliczenie wartości mocnego pola na deklaracji).

Pogrubioną czcionką pozostała oznaczona funkcjonalność dostępna wyłącznie w wersji PRO.

KPiR i EP

• Obsługa księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji podatku zryczałtowanego.
• rozciągliwe zarządzanie okresami obrachunkowymi zróżnicowanych form księgowości: płynne przejście z okresu rozliczeń pełnej księgowości na KPiR bądź EP z zachowaniem wszelkich informacji historycznych wprowadzonych w Rewizorze nexo.
• Możliwość przeniesienia ustawień z poprzedniego okresu obrachunkowego.
• instynktowne ewidencjonowanie zapisów w KPiR i EP uwzględniające aspekty np. Rozpoczęcia pracy z programem (bilans otwarcia dla KPiR bądź EP), ewidencjonowanie wartości remanentów, korekt uzyskania przychodów wynikających z niezapłacenia kupić towarów.
• Ewidencjonowanie doliczeń i odliczeń w KPiR i EP przypadających w całości na wspólnika.
• Możliwość dokonania opisu księgowego od strony dokumentu źródłowego (opis ten może decydować m.in. O sposobie importowania dokumentu).

Dekretacja

• innowacyjny moduł gromadzący obrazy księgowe dokumentów (Dekretacja dokumentów), z poziomu którego dokonać można własnego opisu księgowego do wykorzystania w automatycznej dekretacji wg schematów.
• Znakowanie etapów pracy nad dekretowanym dokumentem – statusy księgowe: nowy, opisany, zaksięgowany. Monitowanie zmiany dokumentu księgowego po dokonanej dekretacji. Określanie blokady dokumentu źródłowego w zależności od wartości statusu księgowego.
• Przesyłanie obrazów księgowych dokumentów Subiekta nexo do modułu Dekretacji dokumentów różnorodnymi kanałami komunikacji: pracy lokalnej (na jednej bazie informacji), online (praca zdalna wykorzystująca mechanizmy chmury w Internecie i dostarczanie dokumentów przy pomocy plików.
• Możliwość pobierania dokumentów z Gratyfikanta GT.

Schematy dekretacji

• Rozbudowane schematy dekretacji – wartość każdego pola zapisu księgowego produkowanego za pomocą importu można uwarunkować od dowolnej parametry zawartej w dokumencie źródłowym i od opisu księgowego (np. W Rachmistrzu nexo w ten sam sposób można zadecydować, do której kolumny bądź stawki ryczałtu trafi dana wartość).
• Możliwość zdefiniowania dowolnej liczby schematów dla danego typu dokumentu i jego cechy (np. Kategorii księgowej) poprzez określenie kolejności ich wykonania ręcznie (podobne warunkowanie zastosowano przy imporcie do ewidencji VAT).

Ewidencje VAT sprzedaży i zakupu

• Ewidencja i rozliczanie podatku VAT: ewidencjonowanie dokumentów złożonych operacji gospodarczych (np.: zakupy zaopatrzeniowe i kosztowe, zróżnicowane warianty odliczenia), obsługa transakcji VAT krajowych, wewnątrzwspólnotowych i pozaunijnych.
• Rozliczanie VAT marża, korekt VAT, nieterminowych płatności (ulga za złe długi), VAT naliczanego po zapłacie (z użyciem rozliczeń rozrachunków).
• samoczynne wyliczanie deklaracji VAT-7/7K, VAT-8/9M i VAT-UE i ich korekt (miesięcznie albo kwartalnie).
• samoczynne generowanie plików JPK_VAT, ewidencji VAT w postaci elektronicznej i ich wysyłka na bramkę Ministerstwa Finansów.
• Definiowanie własnych transakcji VAT i sposobu ich rozliczenia w deklaracjach VAT-7/7K/7D i VAT-UE.
• Wsparcie podatników niekorzystających z rozliczenia VAT – komunikowanie momentu przekroczenia progu sprzedaży zwolnionej.
• Zapisy VAT można zróżnicować pod kątem zawartości dokumentu, czyli określić najróżniejszy skutek VAT dla pozycji (tzw. Zapis złożony).
• Obsługa preproporcji VAT, czyli zakupów na cele działalności gospodarczej oraz na cele mieszane.
• Tworzenie zapisów na podstawie plików JPK_VAT dostarczonych z innych systemów księgowych lub handlowych.
• Wsparcie dla jednostek rozliczających VAT w sposób scentralizowany: scalanie plików JPK_VAT, deklaracje VAT bez zaokrągleń, oznaczone wydruki rejestrów VAT.
• Tworzenie wielu wzorców zapisów VAT, tzw. Szablonów VAT.
• Noty korygujące do zapisów VAT zakupu.

Środki trwałe

• Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz operacji związanych z nimi.
• Możliwość ewidencjonowania operacji wg amortyzacji podatkowej i bilansowej z uwzględnieniem wartości stanowiącej koszty uzyskania przychodu i wartości przypadającej na miejsca stosowania środków trwałych
• Możliwość zdefiniowania własnych typów amortyzacji.

Umowy i płace

• Podstawowa obsługa kadr i płac – umowy o pracę oraz cywilnoprawne wraz z obsługą naliczeń ZUS.
• Eksport danych do programu Płatnik w wersji nie niższej niżeli 9.01.001.

Ewidencje pomocnicze

• Ewidencje pomocnicze: przejazdów, remanentów dla wszelkich form księgowości.
• Ewidencja pojazdów wykorzystywanych do działalności gospodarczej wraz z obsługą eksploatacji samochodów, motocykli, a także motorowerów należących do pracowników, wspólników, osób współpracujących bądź ewidencja pojazdów firmowych. Obsługa naliczeń kosztów związanych z pojazdami z odliczeniem VAT pełnym bądź częściowym.
• Obsługa dowodów wewnętrznych i faktur wewnętrznych - dokumentów własnych podmiotu dotyczących operacji zachodzących w środku producenta bądź wystawianych zastępczo za dowody obce wraz z samoczynną dekretacją do ksiąg rachunkowych.
• Możliwość zewidencjonowania ryczałtu na użytkowanie pojazdu pracownika do celów służbowych.
• zaawansowany system rozliczeń właścicielskich wspierających rozliczenie podatku od przychodów ewidencjonowanych: od składek ZUS wspólnika (także z innych źródeł, przez ewidencję przychodów z etatu lub innych form działalności gospodarczej oraz straty z lat ubiegłych, do odliczeń, doliczeń i obniżek związanych z ulgami na dzieci, a także innymi ulgami związanymi z podatkiem.
• Wsparcie rozliczeń właścicielskich dla formy KPiR: odliczenia związane ze startą z lat ubiegłych i innymi rozliczanymi na zasadach ogólnych, doliczenia związane z przychodami z etatu bądź innych form działalności.
• Naliczanie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych w ujęciu miesięcznym bądź kwartalnym. Uwzględnienie naliczeń rozliczeń właścicielskich w rozliczeniu zaliczek na podatek dochodowy wspólników.
• Możliwość ewidencjonowania osób współpracujących wraz z wyliczaniem składek i deklaracji ZUS oraz wspólnego rozliczania wspólnika ze współmałżonkiem.
• Generowanie na zapotrzebowania kontroli skarbowej elektronicznej postaci ksiąg: KPiR, wyciągów bankowych, ewidencji VAT, a także EP.
• Tworzenie naklejek dla kartotek: instytucji, kupujących, pracowników, środków trwałych, wyposażenia i wspólników.

Kasa

• Operacje kasowe z odłożonym efektem (niewykonane).
• Kompleksowa obsługa kasy z rejestrowaniem operacji gotówkowych i bezgotówkowych (płatności kartą płatniczą, bony).
• Możliwość zdefiniowania wielu stanowisk kasowych w obrębie jednej kasy (przydatne m.in. Podczas korzystania z sesji kasowych, które są związane ze stanowiskiem, a także raportów kasowych, które dotyczą kasy).
• Możliwość przypisania form płatności do stanowiska kasowego.
• Sesje kasowe umożliwiające kontrolę kasjera (w momencie zamykania sesji pogram sam wylicza, czy stan środków pieniężnych jest zgodny z operacjami zarejestrowanymi w systemie).
• Raport kasowy to zbiorczy dokument, który może być podany bezpośrednio do księgowości (może być odzwierciedleniem jednej albo wielu sesji kasowych).
• Możliwość rejestrowania środków w drodze i kończenia rozpoczętego transferu.

Bank

• Spójna obsługa operacji na rachunku bankowym bez względu na sposób prowadzenia rachunku (ewidencjonowanie ręczne, bankowość elektroniczna).
• Bankowość elektroniczna offline i online.
• Polecenie przelewu/wpłaty gotówkowej charakterystyczne, podatkowe, ZUS-owe.
• Możliwość rejestrowania środków w drodze, kończenie rozpoczętego transferu.

Rozliczenia

• Rozliczenia waluta obca – PLN.
• Różnice kursowe od rozliczeń rozrachunków i środków pieniężnych na rachunkach bankowych.
• Rozliczenia obca waluta - obca waluta wraz z możliwością rejestrowania takich płatności już w trakcie wystawiania dokumentu (np. Realne zewidencjonowanie faktury w euro rozliczanej częściowo w złotówkach, częściowo w USD lub w innej walucie).
• Kompensaty wielowalutowe.

Rozrachunki

• Podział płatności na typy - dla każdego z nich można określić, jaki wariant rozrachunku będzie tworzony dla płatności (np. KP typu spłata buduje spłatę należności, a typu zaliczka generuje zobowiązanie).
• Możliwość podzielenia rozrachunku na raty (rozrachunek może być podzielony na niemało kwot cząstkowych z określeniem terminu płatności dla każdej z nich).
• Otwarty model rodzajów rozrachunków.
• Ewidencja sesji rozliczeniowych, czyli zbioru rozliczeń wytwarzana samoczynnie w trakcie dokonywania rozliczeń.
• Udostępnienie finansów. Integracja z KPiR, a także VAT.
• Schematy progresywnań windykacyjnych.
• Wysyłanie jednostkowych lub masowych wiadomości SMS zawiadamiających o nowoczesnaniu windykacyjnym.

Konfiguracja

• Pola własne wielu dokumentów księgowych i kartotek – możliwość budowania w oparciu o nie kartotek księgowych i możliwość wykorzystania ich w schematach importu.
• Możliwość użycia predefiniowanych słowników użytkownika i użycie ich komponentów do opisu księgowego pozycji dokumentów do dekretacji.
• regulowanie programu do własnych potrzeb księgowych poprzez wyłączenie obsługi pewnych funkcjonalności i dostępu do opcji. Predefiniowany szablon ustawień wyłączający m.in. Obsługę rozrachunków i finansów.
• Możliwość określenia, w jakiej bazie informacji ma być sprawdzany kontrahent: GUS, VIES, CEiDG, portalu Ministerstwa Finansów.
• dobranie wewnętrznego klienta poczty e-mali do korespondencji z klientami.

prezentujemy przykładowe ekrany ilustrujące funkcjonalność Rachmistrza nexo PRO. Ekrany w skali 1:1 można obejrzeć wybierając zamieszczone poniżej miniatury.