Rachmistrz nexo (InsERT S.A)

Rachmistrz nexo to system obsługi uproszczonej księgowości, przeznaczony dla firm prowadzących księgę przychodów i rozchodów lub rozliczających się w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Bogata funkcjonalność i prosta, instynktowna obsługa to mocne strony, które powodują, iż ewidencja księgowa z Rachmistrzem nexo przebiega błyskawicznie i sprawnie.

Rachmistrz nexo pozostał wyekwipowany w szereg rozbudowanych funkcji usprawniających prowadzenie księgowości (od ewidencji VAT, umów i płac, środków trwałych i pojazdów, przez wystawianie deklaracji skarbowych i ZUS, operacje kasowe i operacje na rachunkach bankowych, po rozliczanie rozrachunków). Zaletami programu są m.in. Samoczynna dekretacja dokumentów i elastyczna obsługa finansów i rozrachunków.

Rachmistrz nexo jest częścią InsERT nexo – zintegrowanego zestawu, w którego skład wchodzą jeszcze: Subiekt nexo – system obsługi sprzedaży i gospodarki magazynowej, Rewizor nexo – system finansowo-księgowy, Gratyfikant nexo – system kadrowo-płacowy, a także Gestor nexo – system zarządzania relacjami z klientami.

Najważniejsze możliwości Rachmistrza nexo:

• prowadzenie księgi przychodów i rozchodów albo ewidencji podatku zryczałtowanego (płynne przejście między różnymi formami księgowości);
• ewidencja i rozliczanie ewidencji VAT: zakupów, sprzedaży (w tym sprzedaż marża), rozliczenia metodą kasową, korekty VAT nieterminowych płatności z możliwością tworzenia zapisów na podstawie JPK_VAT;
• ewidencja środków trwałych, a także wartości niematerialnych i prawnych (naliczanie i dekretacja amortyzacji z uwzględnieniem kosztów przypadających na miejsca wykorzystywania, wydruk tabeli i planów amortyzacji) oraz ewidencja wyposażenia i remanentów;
• podstawowa obsługa wynagrodzeń: ewidencja osobowa, umów cywilnoprawnych i umów o pracę;
• innowacyjny system rozliczeń właścicielskich: od składek ZUS wspólnika, poprzez ewidencję przychodów z innych źródeł (EP), do odliczeń i obniżek podatku związanych z przeróżnymi ulgami;
• ewidencja i rozliczanie pojazdów prywatnych użytkowanych do działalności gospodarczej oraz pojazdów firmowych z możliwością częściowego bądź pełnego odliczenia VAT;
• obsługa dowodów wewnętrznych - dokumentów własnych podmiotu dotyczących operacji zachodzących we wnętrzu producenta;
• obsługa operacji kasowych gotówkowych i bezgotówkowych (płatność kartą płatniczą, bony), raporty kasowe;
• obsługa operacji związanych z rachunkami bankowymi, polecenia przelewu standardowe, ZUS, podatkowe z wykorzystaniem bankowości elektronicznej (off-line i on-line);
• ewidencja i rozliczanie rozrachunków, naliczanie różnic kursowych, integracja z zapisami księgowymi KPiR bądź EP i z zapisami VAT;
• wystawianie i wydruk deklaracji skarbowych rozliczających podatek dochodowy wspólników i pracowników oraz podatek VAT;
• wystawianie deklaracji ZUS (RCA, RZA, DRA) i możliwość eksportu do programu Płatnik;
• automatyczna dekretacja do KPiR lub EP, a także rejestrów VAT przy pomocy definiowalnych schematów;
• integracja z systemem sprzedaży Subiekt nexo;
• możliwość pracy jednostanowiskowej bądź sieciowej;
• obsługa plików JPK_VAT (informacji o prowadzonej ewidencji VAT) i ich obowiązkowa przesyłka do Ministerstwa Finansów;
• generowanie ksiąg i dowodów księgowych do plików JPK i dostarczanie ich na potrzeby kontroli skarbowej przy pomocy środków komunikacji elektronicznej albo na informatycznych nośnikach informacji;
• wsparcie dla procedury centralnego rozliczania VAT, gdzie ewidencja prowadzona jest w jednostce podrzędnej, a rozliczenia dokonane są w jednostce centralnej (np. Jednostki samorządu terytorialnego, którym podlegają szkoły, zakłady zastosowaneczności publicznej itp.);
• badanie statusu kontrahentów na podstawie danych GUS, portali Ministerstwa Finansów dotyczących NIP i VAT, bazy dynamicznych podatników VIES, a także rejestru kaucji gwarancyjnych;
• komunikacja z klientami i pracownikami za pomocą zaimplementowanego klienta poczty i SMS.

KPiR i EP

• Obsługa księgi przychodów i rozchodów albo ewidencji podatku zryczałtowanego.
• rozciągliwe zarządzanie okresami obrachunkowymi najróżniejszych form księgowości: płynne przejście z okresu rozliczeń pełnej księgowości na KPiR bądź EP z zachowaniem wszelkich danych historycznych wprowadzonych w Rewizorze nexo.
• Możliwość przeniesienia ustawień z poprzedniego okresu obrachunkowego.
• instynktowne ewidencjonowanie zapisów w KPiR i EP uwzględniające aspekty np. Rozpoczęcia pracy z programem (bilans otwarcia dla KPiR bądź EP), ewidencjonowanie wartości remanentów, korekt uzyskania przychodów wynikających z niezapłacenia kupić towarów.
• Możliwość dokonania opisu księgowego od strony dokumentu źródłowego (opis ten może decydować m.in. O sposobie importowania dokumentu).

Dekretacja

• progresywny moduł gromadzący obrazy księgowe dokumentów (Dekretacja dokumentów), z poziomu którego dokonać można własnego opisu księgowego do zastosowania w automatycznej dekretacji wg schematów.
• Znakowanie etapów pracy nad dekretowanym dokumentem – statusy księgowe: nowy, opisany, zaksięgowany. Monitowanie zmiany dokumentu księgowego po dokonanej dekretacji. Określanie blokady dokumentu źródłowego w zależności od wartości statusu księgowego.
• Przesyłanie obrazów księgowych dokumentów Subiekta nexo do modułu Dekretacji dokumentów rozmaitymi kanałami komunikacji: pracy lokalnej (na jednej bazie informacji), online (praca zdalna wykorzystująca mechanizmy chmury w Internecie, a także dostarczanie dokumentów przy pomocy plików.
• Możliwość pobierania dokumentów z Gratyfikanta GT.

Schematy dekretacji

• Możliwość zdefiniowania dowolnej liczby schematów dla danego rodzaju dokumentu i jego cechy (np. Kategorii księgowej) poprzez określenie kolejności ich wykonania ręcznie (podobne warunkowanie zastosowano przy imporcie do ewidencji VAT).

Ewidencje VAT sprzedaży i zakupu

• Ewidencja i rozliczanie podatku VAT: ewidencjonowanie dokumentów złożonych operacji gospodarczych (np.: zakupy zaopatrzeniowe i kosztowe, różne rodzaje odliczenia), obsługa transakcji VAT krajowych, w środkuwspólnotowych i pozaunijnych.
• Rozliczanie VAT marża, korekt VAT, nieterminowych płatności (ulga za złe długi), VAT naliczanego po zapłacie (z wykorzystaniem rozliczeń rozrachunków).
• samoczynne wyliczanie deklaracji VAT-7/7K, VAT-8/9M i VAT-UE i ich korekt (miesięcznie albo kwartalnie).
• automatyczne generowanie plików JPK_VAT, ewidencji VAT w postaci elektronicznej i ich przesyłka na bramkę Ministerstwa Finansów.
• Zapisy VAT można zróżnicować pod kątem zawartości dokumentu, czyli określić przeróżny skutek VAT dla pozycji (tzw. Zapis złożony).
• Obsługa preproporcji VAT, czyli zakupów na cele działalności gospodarczej, jak i na cele mieszane.
• Tworzenie zapisów na podstawie plików JPK_VAT dostarczonych z innych systemów księgowych albo handlowych.
• Wsparcie dla jednostek rozliczających VAT w sposób scentralizowany: scalanie plików JPK_VAT, deklaracje VAT bez zaokrągleń, oznaczone wydruki rejestrów VAT.
• Tworzenie wielu wzorców zapisów VAT, tzw. Szablonów VAT.
• Noty korygujące do zapisów VAT zakupu.
• Wsparcie podatników niekorzystających z rozliczenia VAT – komunikowanie momentu przekroczenia progu sprzedaży zwolnionej.

Środki trwałe

• Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych i operacji związanych z nimi.
• Możliwość ewidencjonowania operacji wg amortyzacji podatkowej i bilansowej z uwzględnieniem wartości stanowiącej koszty uzyskania przychodu i wartości przypadającej na miejsca wykorzystywania środków trwałych

Umowy i płace

• Podstawowa obsługa kadr i płac – umowy o pracę, a także cywilnoprawne wraz z obsługą naliczeń ZUS.
• Eksport informacji do programu Płatnik w wersji nie niższej niżeli 9.01.001.

Ewidencje pomocnicze

• Ewidencje pomocnicze: przejazdów, remanentów dla wszystkich form księgowości.
• Ewidencja pojazdów używanych do działalności gospodarczej wraz z obsługą eksploatacji samochodów, motocykli i motorowerów należących do pracowników, wspólników, osób współpracujących bądź ewidencja pojazdów firmowych. Obsługa naliczeń kosztów związanych z pojazdami z odliczeniem VAT pełnym bądź częściowym.
• Obsługa dowodów wewnętrznych i faktur wewnętrznych – dokumentów własnych podmiotu dotyczących operacji zachodzących w środku producenta bądź wystawianych zastępczo za dowody obce wraz z samoczynną dekretacją do ksiąg rachunkowych.
• Możliwość zewidencjonowania ryczałtu na wykorzystywanie pojazdu pracownika do celów służbowych.
• innowacyjny system rozliczeń właścicielskich wspierających rozliczenie podatku od przychodów ewidencjonowanych: od składek ZUS wspólnika (także z innych źródeł, poprzez ewidencję przychodów z etatu lub innych form działalności gospodarczej, a także straty z lat ubiegłych, do odliczeń, doliczeń i obniżek związanych z ulgami na dzieci oraz innymi ulgami związanymi z podatkiem.
• Naliczanie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych w ujęciu miesięcznym bądź kwartalnym. Uwzględnienie naliczeń rozliczeń właścicielskich w rozliczeniu zaliczek na podatek dochodowy wspólników.
• Możliwość ewidencjonowania osób współpracujących wraz z wyliczaniem składek oraz deklaracji ZUS, a także wspólnego rozliczania wspólnika ze współmałżonkiem.
• Generowanie na zapotrzebowania kontroli skarbowej elektronicznej postaci ksiąg: KPiR, wyciągów bankowych, ewidencji VAT i EP.
• Tworzenie naklejek dla kartotek: instytucji, kupujących, pracowników, środków trwałych, wyposażenia i wspólników.

Kasa

• Operacje kasowe z odłożonym konsekwencją (niewykonane).
• Kompleksowa obsługa kasy z rejestrowaniem operacji gotówkowych i bezgotówkowych (płatności kartą płatniczą, bony).
• Możliwość zdefiniowania wielu stanowisk kasowych w obrębie jednej kasy (przydatne m.in. W trakcie korzystania z sesji kasowych, które są związane ze stanowiskiem, a także raportów kasowych, które dotyczą kasy).
• Możliwość przypisania form płatności do stanowiska kasowego.
• Raport kasowy to zbiorczy dokument, który może być podany bezpośrednio do księgowości (może być odzwierciedleniem jednej albo wielu sesji kasowych).
• Możliwość rejestrowania środków w drodze i kończenia rozpoczętego transferu.

Bank

• Spójna obsługa operacji na rachunku bankowym bez względu na sposób prowadzenia rachunku (ewidencjonowanie ręczne, bankowość elektroniczna).
• Bankowość elektroniczna offline i online.
• Polecenie przelewu/wpłaty gotówkowej standardowe, podatkowe, ZUS-owe.
• Możliwość rejestrowania środków w drodze, kończenie rozpoczętego transferu.

Rozliczenia

• Rozliczenia waluta obca/PLN.
• Kompensaty rozrachunków.
• Różnice kursowe od rozliczeń rozrachunków i środków pieniężnych na rachunkach bankowych.

Rozrachunki

• Podział płatności na warianty – dla każdego z nich można określić, jaki wariant rozrachunku będzie wytwarzany dla płatności (np. KP typu spłata kreuje spłatę należności, a typu zaliczka generuje zobowiązanie).
• Udostępnienie finansów. Integracja z KPiR oraz VAT.
• Schematy progresywnań windykacyjnych.
• Wysyłanie jednostkowych albo masowych wiadomości SMS oznajmiających o innowacyjnaniu windykacyjnym.

Konfiguracja

• Możliwość zastosowania predefiniowanych słowników użytkownika i zastosowanie ich elementów do opisu księgowego pozycji dokumentów do dekretacji.
• regulowanie programu do własnych potrzeb księgowych przez wyłączenie obsługi pewnych funkcjonalności i dostępu do opcji. Predefiniowany szablon ustawień wyłączający m.in. Obsługę rozrachunków i finansów.
• Możliwość określenia, w jakiej bazie informacji ma być sprawdzany kontrahent: GUS, VIES, CEiDG, portalu Ministerstwa Finansów.
• dostosowanie wewnętrznego klienta poczty e-mali do korespondencji z klientami.

ukazujemy przykładowe ekrany ilustrujące funkcjonalność Rachmistrza nexo. Ekrany w skali 1:1 można obejrzeć wybierając zamieszczone poniżej miniatury.